各部门、各学院：

为加强学校的档案管理，强化收集力度，确保归档的各类文件材料的齐全、完整，更好地服务于学校中心工作，记录学校发展历程。现就做好2020年我校各类常规性档案材料归档、专题档案资料归档和校史档案资料收集工作有关事项通知如下：

一、常规性档案材料归档范围及要求

1、常规性档案材料归档是指：2019年度由本校各立卷单位职能活动所形成和处理完毕的各类文件材料，照片（包括毕业生合影）、录音、录像、光盘，证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗，获赠的书画、工艺品及其他有纪念意义的物品等声像、实物类材料；鼓励个人档案所有者向档案馆捐赠或寄存。

2、各部门、各学院按照《新利18彩票 各部门文件材料归档范围与保管期限》（详见档案馆网页）的要求，认真梳理本部门在2019年度工作活动中形成的对学校有保存价值的各种文件材料。

3、坚持纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档文件材料包括纸质文件、电子文件、实物、声像等各种载体形式，归档的文件材料应质地优良、声像清晰、书绘工整，符合规范和标准。研究生学位档案、学籍档案材料需同时提交电子文件，照片需同时将电子底片归档，实物档案须拍摄电子照片归档。通过OA系统流转的发文由档案馆集中打印归档，各部门、各学院无需再归档。

4、归档材料应按一定的顺序进行分类整理，每份材料都应齐全、完整、准确，并打印文件清单，办理移交手续。具体流程及要求请参见档案馆网站上的《归档工作一般流程》（档案馆首页-业务指导-归档工作-归档流程）。

二、专题档案资料归档范围及要求

1、“不忘初心、牢记使命”主题教育文件材料归档

为真实记录学校“不忘初心，牢记使命”主题教育成果，确保主题教育档案资料的完整、准确、系统。请各单位按“不忘初心、牢记使命”主题教育文件材料归档范围（见附件1）

归档。

2、“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料归档

在学校党委的统一部署下，各单位、各部门全力投入新冠肺炎疫情防控工作，有力有序有效地开展一系列防控工作，形成大量的文件材料。为更加全面记录和保存我校在奋力抗击疫情中的真实历程和生动场景，确保疫情防控工作档案的完整、系统。请按“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围（见附件2）归档。

三、校史档案资料的接收和征集工作

为全面、真实、生动展示学校建设和发展面貌，丰富档案馆馆藏，体现百年南工丰厚的历史文化底蕴，更好地发挥爱国爱校育人作用，请各单位、各部门按校史档案资料征集内容（见附件3）广泛开展收集工作，同时欢迎提供相关线索。

四、归档时间和要求

1、常规性档案材料归档工作从3月份开始，并于今年6月30日前完成全部材料的归档。各部门、各学院要高度重视档案立卷归档工作，确保兼职档案员有足够的时间整理归档文件材料，努力做到应归尽归，使2019年度的文件材料收集齐全、完整。之前年度若有归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

2、专题性档案材料、科研和基建档案材料请在工作完成、项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档。

3、档案馆常年开展校史档案资料的征集工作。

五、归档文件材料移交

移交材料包括：归档范围内的文件材料（包括与纸质文件相对应的电子文件，可发至邮箱）；文件移交清单；备考表（可从档案馆网页上下载）。

六、联系人及联系电话：

在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时与档案馆联系，我们将努力帮助您解决遇到的各类问题，以确保归档材料的齐全、完整和规范。

张文元 58139302
陈晔华钱婷 58139307

冯桂珍郑爱军张烨 58139306
邮 箱：dag@njtech.edu.cn

档案馆
2020年3月25日

附件：

1.“不忘初心、牢记使命”主题教育文件材料归档范围

2.“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围

3. 校史档案资料征集范围

附件1

“不忘初心、牢记使命”主题教育文件材料归档范围

附件2

“南工抗疫”—新冠肺炎疫情防控文件材料归档范围

附件3

校史档案资料征集范围