各学院：

我校2020届毕业研究生即将毕业离校，为妥善做好档案的整理与寄送工作，现就有关事项通知如下：

一、整理时间及流程

1、6月12日前研究生院就业办统一将毕业生数据发送至邮箱gj@njtech.edu.cn或通过QQ在线传送（数据表格内容详见附件1）

2、6月17日以后，以学院为单位，凭毕业生名单到学生档案科（档案馆301）统一领取毕业生档案；同时领取EMS邮寄面单和包装袋

3、6月30日前，各学院根据要求自行完成档案整理工作：

4、6月30日-7月2日（上午）按照附件2排好的时间顺序将整理好的档案交回学生档案科。

二、整理要求

1、毕业生档案整理工作政策性强、工作量大、时间紧、任务重，请各学院高度重视，并指定专人负责落实。

2、毕业生档案由毕业班辅导员负责整理，不得给学生本人查看档案材料，注意做好保密工作。

3、整理毕业生档案的老师要本着严肃、认真、真实、保密和负责的态度与原则，全面完整地整理好毕业生档案，切勿装错、漏装或丢失档案及弄虚作假。装袋前彻底核对袋内材料与装入材料是否为同一学生，尤其是同名同姓的学生。

4、严禁擅自涂改、更换、销毁任何档案材料，违者将追究有关责任。

三、整理材料

**毕业生档案材料一般有：

1、高中阶段材料（已有）

2、本科阶段材料（已有）

*需要装入的材料：

3、毕业生就业通知书（报到证白联）；

4、毕业生研究生登记表（加盖公章）

5、学位授予决定

6、成绩单

7、党员材料；

8、学生入伍、支教等材料（曾入伍及支教的学生）；

9、在学校形成的其它有必要装入档案的材料。

四、装档及寄档登记要求

1、今年我校毕业生档案按省里要求全部通过“高校毕业生专用EMS”寄递，各学院按照本通知中的各项要求整理并装入EMS统一密封袋，贴《EMS详情单》封装。

2、整理好的学生档案按以下要求分类移交：

（1）第一类——留存在学校的。包括考上本校研究生、留校工作、延迟毕业的学生档案，整理好后装档案袋、不密封，不包装，直接移交。

（2）第二类——对外邮寄的。包括就业派遣及考上外校研究生的毕业生档案；1）将各项材料装入原校档案袋封口贴封条盖章；2）装入EMS统一密封袋封口并贴上EMS详情单；3）在密封袋封口处盖学院骑缝章；4）按专业班级和学号排好顺序后移交。

3、所有学生归档材料都必须装档上交，不允许任何学院任何人擅自留存毕业生档案，若有此类情况，要追究有关责任。

4、所有寄往地市（县）人才中心的档案，如无确切地址的，可以不写。

5、所有考取外校研究生档案地址应按对方学校要求填写。

6、所有寄往公司单位的档案地址应尽可能详细准确，应提供联系人及联系方式。

7、档案投递单位必须具备人事档案保管资质，如没有，应寄往生源地人才服务中心。严禁转递到无档案保管资质的单位尤其是私营、民营企业，否则有退档甚至档案丢失的风险。

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2020年6月4日