为加强学校的档案管理，强化收集力度，确保归档的各类文件材料的齐全、完整，更好地服务于学校中心工作，记录学校发展历程。现就做好2021年我校各类常规性档案材料归档、专题档案资料归档和校史档案资料收集工作的有关事项通知如下：

一、常规性档案材料归档范围及要求

1.常规性档案材料归档是指：2020年度由本校各立卷单位职能活动所形成和处理完毕的各类文件材料，照片（包括毕业生合影）、录音、录像、光盘，证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗，获赠的书画、工艺品及其他有纪念意义的物品等声像、实物类材料；鼓励个人档案所有者向档案馆捐赠或寄存。

2.各部门、各学院按照《新利18彩票 各部门文件材料归档范围与保管期限》（详见档案馆网页）的要求，认真梳理本部门在2020年度工作活动中形成的对学校有保存价值的各种文件材料。

3.坚持纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档文件材料包括纸质文件、电子文件、照片、音像、实物等各种文件材料，归档的文件材料应质地优良、声像清晰、书绘工整，符合规范和标准。研究生学位档案、学籍档案材料需同时提交电子文件，照片需同时将电子底片归档，实物档案须拍摄电子照片归档。通过OA系统流转的发文由档案馆集中打印归档，各部门、各学院无需再归档。

4.归档材料应按一定的顺序进行分类整理，每份材料都应齐全、完整、准确，并打印文件清单，办理移交手续。具体流程及要求请参见档案馆网站上的《归档工作一般流程》（档案馆首页-业务指导-归档工作-归档流程）。

二、专题档案资料归档范围及要求

为高质量完成建党100周年庆祝活动的档案收集工作，全面记录我校各单位各部门举办建党100周年重大庆典活动形成的纸质、照片、音像、实物、电子文件等各种文件材料，留存和守护红色记忆，进一步拓展红色档案收集渠道，充分彰显档案独特价值。按照贯彻重大活动档案收集管理常态化要求，请各单位在活动结束6个月内，按照工作程序和要求将形成的归档文件移交档案馆，做到应收尽收、应归尽归。“中国共产党成立100周年庆祝活动”文件材料归档范围（见附件1）

三、校史档案资料的接收和征集工作

为全面、真实、生动展示学校建设和发展面貌，丰富档案馆馆藏，展示建校20周年的丰硕成果，体现百年南工丰厚的历史文化底蕴，更好地发挥爱国爱校育人作用，请各单位、各部门按校史档案资料征集内容（见附件2）广泛开展收集工作，同时欢迎提供相关线索。

四、归档时间和要求

1．常规性档案材料归档工作从3月份开始，并于今年6月15日前完成全部材料的归档。请各部门、各学院高度重视档案立卷归档工作，确保兼职档案员有足够的时间整理归档文件材料，努力做到应归尽归，使2020年度的文件材料收集齐全、完整。之前年度若有归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

2．科研和基建档案材料请在工作完成、项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档，专题性档案材料在活动结束后6个月内归档。

3．档案馆常年开展校史档案资料的征集工作。

五、归档文件材料移交

移交材料包括：归档范围内的文件材料（包括与纸质文件相对应的电子文件，可发至邮箱）；文件移交清单；备考表（可从档案馆网页上下载）。

六、联系人及联系方式

在文件材料归档过程中，如有疑问或需调整归档时间，请及时与档案馆联系，我们将努力帮助您解决遇到的各类问题，以确保归档材料的齐全、完整和规范。

联系人：张文元 朱佳 电话：58139302
陈晔华 钱婷 电话：58139307

冯桂珍郑爱军 张烨 电话：58139306
电子邮箱：dag@njtech.edu.cn

档案馆
2021年3月9日

附件：1.“中国共产党成立100周年庆祝活动”文件材料归档范围

2. 校史档案资料征集范围

附件1

“中国共产党成立100周年庆祝活动”文件材料归档范围

附件2

校史档案资料征集范围