一、材料形成与积累

(一)学校各学院、部、所、中心、部、处、集团、馆、工会、团委和直属部门，均为归档单位。

(二)各归档单位根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围(《各单位归档范围与档案保管期限》、《声像档案管理办法·归档范围》等)，预先编制文件材料收集类目。

(三)各归档单位兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作。

二、归档分工

(一)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位整理归档。

(二)以党委、学校名义的发文，由各承办部门归档。从学校办公自动化管理系统流转的校内发文统一通过系统自动归档，由档案馆统一打印纸质文件归档，承办部门无需重复归档。

(三)党委和学校召开的各类代表大会，以及由职能部门以党委、学校名义召开的全校性专门会议材料，由主办单位整理归档。

(四)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门整理归档。

(六)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其它部门。

三、归档文件整理

(一)在平时积累的基础上，按照归档范围，剔除无需归档的文件材料；调整检查每组文件是否齐全、完整。

(二)将文件按年度、问题、保管期限进行分类。

1．分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。

2．分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。

3．分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

(三)文件材料按重要程度或时间顺序排列，同类问题的材料应适当集中。

批复在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

结论性材料在前，依据性材料在后；

其它文件材料按时间顺序排列。

(四)对破损文件材料进行修补。

(五)通过档案管理系统录入归档文件信息，打印归档文件清单。

(六)填写备考表。

卷内备考表可从档案馆网页上下载，也可由档案馆提供，必须用碳素墨水填写，附于每盒归档文件内。

1．情况说明：填写盒内文件缺损、补充等情况，

2．整理人：各部门兼职档案员签名；

3．检查人：归档单位分管档案工作的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名；

4．时间：填写归档的时间，年、月、日。

(七)装订：

各归档单位已整理好的文件只需用回形针、燕尾夹暂时固定即可，归档后统一由档案馆工作人员换用不锈钢钉装订。

四、归档移交

(一)归档时间：文书档案应在次年6月底前归档，教学档案、基建档案、科研档案、声像档案、实物档案、研究生学位档案等应随办随归。

(二)归档验收：移交档案时，交接双方应当面检查。档案馆根据有关规范进行验收。凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正。

(三)移交手续：档案移交档案馆时，双方须办理档案交接手续。