为了加强教材资金和教材实物管理，规范财务核算，保证供应，加快周转，维护学校和学生的利益，特制订本办法。
一、教材实物管理
1、采购计划：根据年度教学计划开设课程所需的教材，由教材主管部门制定详细的教材采购计划，包括教材名称、数量、质量要求等，教材采购计划经分管校长审批后组织采购并报计财处备案。
2、组织采购：教材管理部门根据采购计划，本着“实用节约、质高价低”的原则，在广泛掌握市场行情的前提下，按计划、按一定的程序（包括需要招标的情况）进行采购，同时应与供方签订采购合同。原则上教师不得自行购买教材。
3、入库验收：教材购入后，教材管理部门应及时组织验收，对照合同，仔细核对书名、数量及质量。在入库验收完成后填制入库单，由教材管理部门和财务部门分别办理教材明细核算和总账入库核算。
4、库存保管：教材管理部门应设专职保管人员负责教材的验收、入库、保管和出库登记。应严格教材保管制度，加强库房管理。教材存放要尽量做到分类清楚，取用方便。及时登记教材收、发、存明细账簿。保管人员对教材的安全、实物入库出库、明细账簿负责。
5、教材出库：教材因学生按班级领用、平时零售、教师任课教材领用、其他需要领用等情况办理出库时，一律填制出库单，由教材管理部门和财务部门分别办理教材的出库核算。
二、教材资金管理
1、预收教材费：计划财务处在每学年开始时随学费一次性预收本学年教材款，预收标准由教材管理部门随市场书价分别确定，并报物价部门备案。实际收取的教材预收款作为教材采购资金的来源，同时考虑库存的占用等因素，当年内采购资金控制在当年实际教材预收款的80%以内。
2、教材资金管理：预收教材款需单独核算，专款专用，主要用于教材采购、周转出库。教材资金在财务部门设总帐，在教材管理部门按班级、个人分立明细帐进行核算。学年末必须由教材管理部门按学生实际领用教材和预收教材款结清，多退少补，学生毕业离校前或中途退学,亦照此办理。
3、教材入帐价值：计划财务处按规定审核后支付外购教材款，按教材标价（码洋）入帐。对批量订购教材取得的价格折扣设专户单独反映。
4、对外调剂：教材原则上不对外单位销售或进行营利性活动，特殊情况下须经教材管理部门领导审批后按教材入库成本价对外调剂。
5、教材清查：教材管理部门应会同财务部门定期（每学期末）进行教材库存检查，及时将盘查情况上报，以便及时处理，做到帐帐相符，帐实相符；对于长期积压不需用和已过时不能用的教材要及时按有关规定办理报废和变卖手续。
三、会计核算
1、教材核算严格按《高等学校会计制度》的要求执行，由财务部门和教材管理部门进行两级核算。
2、入库核算：外购教材凭发票和入库单据实办理入库，入库单一式四联，同时记载教材名称、数量、单价、总价、入库日期、采购人、库存保管人（验收人）签字，一联存根备查，一联由采购人留存，一联由教材管理部门作为实物明细核算的凭证，一联做为财务部门总账的核算凭证；外购教材的票据必须由教材管理部门领导、分管校领导审批后再对外付款；教材外购票据上注明的实际付款以外的折扣价款应专户核算；为校内单位、教师个人代售教材，需凭教材管理部门同意代售的审批报告和入库单办理入库手续和会计核算；学生退还教材，应填制一式四联红字收据，作为入库情况处理。
3、出库核算：教材零售时必须填制一式四联收据，一联存根备查，购买人一联，财务一联作总账出库依据，有财务签收的一联作教材管理部门的明细出库依据；学生按班级集体领用，填制一式四联出库单，登记数量、单价、总价、领用日期、库存保管人、领用人签字，一联存根、一联归领用人、一联教材管理部门作出库，一联财务作出库；教师领用和其他情况领用教材出库，凭出库单和内部资金转帐单（均一式四联）办理出库，属于教师领用任课教材的，其资金转帐单由教务处长审批后列支教材费，其他情况的领用按相应经费负责人审批后列支相关费用，同时作出库账务核算。
4、入出库账务处理的时间规定：教材管理部门入库明细核算的时间在教材办理入库手续的当日；入库总账核算原则上与明细核算同步，为方便处理，一般于给付教材采购款项时办理，但每年6月30日与12月31日的时间点必须做到明细账和总账相符；学生集体领用教材后应及时办理明细出库登记，并按月报校财务进行总账出库处理；平时零售教材，于当日进行出库的账务处理；教师领用教材和其他情况的教材出库必须一周内办理，做到明细和总账同步。
5、特殊情况的处理：教材盘盈、盘亏、报损、报废、变卖的处理，应该详细列明教材名称、数量、单价总价，由库存保管人、经办人签字，教材管理部门负责人、财务部门负责人、分管校领导审批后再进行相应的账务处理。

四、相关责任
1、教材管理部门：应建立具体的岗位责任制，明确负责人、采购人员、保管人员的责任，避免教材采购、验收入库、日常库存保管、发放出库等环节的差错；避免教材积压；保证实物流转畅通；保证教材实物的安全和完整。因个人不负责任、工作涣散、经办手续不完整，而给学校财产造成的损失，将区别情况予以处理。
2、财务部门：应严格把好资金关，收取教材费要及时入帐；对于采购计划内的教材，按照学年度采购限额，积极调度资金，给付款项；定期盘查库存实物，处理好库存材料和资金结算账目的核算。计财处对教材资金管理负有责任。
3、教材需求方：凡已列入采购计划并已订购的教材不能随意变更，如自行变更， 所造成的积压浪费由各有关学院负责处理。因招生计划变更而造成的积压浪费不在此列；凡已入库教材，必须按计划使用用途发放给学生使用，学校不负责因此积压带来的资金占用损失。
4、学生：必须在学年初积极主动预交教材费，在学年度所领用教材超过预交的教材费时应及时配合教材管理部门、财务部门结算教材款项。

本办法适用于各类研究生、全日制本科学生、高职专科学生、成人教育学生的教材管理。
本办法自颁布之日起实行，由计划财务处负责解释。


南 京 工 业 大 学
二○○四年三月十一日