用电邮给学术期刊投稿时可参考的一些规范和细节

中共陕西省委党校《理论导刊》编辑部 责任编辑：柴伟

　　对于尚未采用“作者在线投稿系统”的学术期刊而言，通过电子邮箱来接收作者投稿已逐渐成为其稿源主阵地。作为一名学术期刊编辑，我已处理和分类了近万封作者投稿电邮。在工作中，我发现这些邮件在主题、内容和附件等格式方面五花八门，其所传达的信息不全面、不准确、不精简的问题极为突出，再加上作者对一些投稿细节重视不够，都不同程度地阻碍了编辑对稿件的审校进度。为了解决这些问题，我提出以下规范和细节，供作者和同行参考。

　　首先，规范邮件主题、内容和附件名称的格式。一是将邮件主题格式规范为：作者姓名=文章完整题目，其中符号“=”只起到分隔内容的作用，没有其他特殊含义。例如：张三,李四=学习贯彻党的十七大精神。如此规范可使编辑及时掌握邮件的最关键信息，也便于日后需要时可根据作者姓名或文章完整题目来查找所需邮件。二是邮件内容信息要精简。稿件电子版里有的信息不要再出现在邮件内容栏里，除非是说明要让某位编辑查收自己的文章或是自己的文章做了新的修改之外，内容栏里最好为空。其他想写的文字置于稿件文末，以确保审稿编辑会看到这些信息。三是将作为附件的稿件电子版名称规范为：发送邮件的具体日期=作者姓名=文章完整题目，其中日期格式为年月日各两位数字。例如：110908=张三,李四=学习贯彻党的十七大精神，其中110908代表2011年9月8日。如此规范可让编辑确认所要刊用文章的收稿日期和方便对文章进行分类保存，也便于日后需要时可根据日期、作者姓名或文章完整题目来查找所需文章。因为多数期刊编辑的电脑上安装了Word2003办公软件，所以作者提供的稿件电子版最好是后缀名为doc的Word文件。如果作者使用的是比Word2003高的版本，请把文件保存为可与Word2003兼容的文档格式，以确保编辑能正常打开。

　　其次，规范作为附件的稿件电子版内容格式。一是作者应参照《中国学术期刊(光盘版)检索与评价数据规范(修订版)》来规范文章内容。此规范可在网上找到，作者可认真学习其中关于题名、作者及其工作单位、作者简介、摘要、关键词、收稿日期、基金项目、参考文献、电讯地址等的规范内容。学术期刊编辑大多会优先审读和刊用格式比较规范的文章，所以作者应耐心细致地做好对自己文章内容的规范工作。二是在文章页面设置上遵守以下规范，方便编辑打印和审校文章。具体是：文章正文字体设置为五号字大小的宋体、A4纸、页边距（上、下、左、右）都是2厘米、单倍行距、页码要在页底居中，页面显示比例是100%。如此设置页面，既可节约打印纸张，又能提供编辑修改文章时所需的空间。

　　最后，作者还需注意的一些细节包括：一是要确认自己使用的邮箱可以及时收到学术期刊的回信。学术期刊收稿邮箱一般都打开了邮件自动回复功能，只要收到作者邮件，就会立刻发出自动回复，到达时间有快有慢，别急。如果作者长时间没有收到自动回复，就有必要更换邮箱。推荐作者使用腾讯QQ邮箱，该邮箱的兼容性很强，几乎不存在收不到回信的情况。如果学术期刊给自己发了邮件，只要打开QQ，就会立刻得到提示，很方便不误事。二是要认真查看学术期刊的自动回复内容。里面也许会有期刊简介、征文启事、投稿规范、重要通知、联系方式、网站地址等重要信息，作者可以借此了解期刊的相关情况，并及时调整自己的稿件以满足期刊的相关要求。三是不要重复投稿或一稿多投。将同样的稿件多次重复发给同一期刊和明里暗里的一稿多投行为都会严重浪费编辑宝贵的时间和精力。如果作者决定要改投他刊，最好提前通知已投稿的期刊，做到文明投稿。四是可通过邮件来咨询相关问题。发出询问信后，通过看编辑回复的时间长短和回复内容的详细程度来判断对方的工作效率和态度。若是效率低下或态度不好，那么作者最好选择放弃投稿或是直接邮寄纸质稿件给期刊。五是自己或请他人来仔细校对稿件。作者应在稿件发给期刊之前，首先将文章里的错字、别字和病句及时纠正，对字母、数字、公式、引文和图表进行认真的核对，文后的参考文献也要尽量符合上面提到的学术期刊规范。六是要提供详细的个人信息。除了其他需要提供的信息外，作者最好在文后能给出自己真实准确的手机号码，以便期刊工作人员需要时能第一时间与作者取得联系。

　　总之，只有规范才有效率，注重细节才能减少矛盾。若能推广以上规范和细节，那么作者和学术期刊都会从中受益。